企業法務部へのテレワーク導入

企業法務部でテレワークを導入する際の課題や解決策について解説します。

企業法務部へのテレワーク導入は可能か？

企業法務部でも、テレワークの導入は可能です。2020年の調査結果では、法務担当者在宅勤務の割合は86％という数字が出ており、そのうちのほとんどの担当者が「どちらかといえば在宅でも対応可能」と回答しています。

これらの調査結果からも法務部門においてのテレワーク導入は決して不可能なものではなく、むしろ適しているといえます。しかしすべての企業にあてはまるものではなく、中にはどうしても導入に踏み切れない課題をもった企業も存在します。

企業法務部にテレワークを導入するための課題

紙ベースの資料や押印の必要性

テレワークにあたり多く懸念される課題が「紙媒体や押印の存在」です。その性質上、社外への持ち出しが安易にできるものではないため、止む無く社内での対応を迫られるケースが挙げられます。テレワークを導入する以前に、まずは紙媒体の電子化や押印業務をいかに省略するかという問題を解決する必要があります。

コミュニケーションの不安

テレワーク導入の不安点として「スタッフ間のコミュニケーション」を挙げる企業も多くあります。法務部では、契約に関する書類をチェックし、必要に応じて担当者への確認作業が必須となります。場合によっては多くのやり取りが必要となり、テレワークになることでより連携が取りにくくなるという懸念があるようです。

テレワーク導入にあたっては、該当の書類を同時に確認しながら、担当者と連絡が取れる体制を準備する必要があります。

セキュリティの問題

テレワークにおけるセキュリティリスクについては、どの企業でも課題となっています。既にテレワークを導入している在宅勤務者へのアンケートでも、その半数近くがセキュリティに対する不安を述べています。情報を社外に持ち出すことで盗難や紛失のリスクに晒され、このほかにも社外のネットワークに接続したことによる情報漏洩など、その危険性が高まるのは事実です。

テレワークを導入するにあたっては、いかに情報を持ち出すことなく、安全が担保されたリモート環境を構築できるかどうかが重要なポイントとなります。

企業法務部にテレワークを導入するための解決策

法務部門でテレワークを導入するために、以下のような解決策が挙げられます。

電子契約サービスの活用

紙や押印に関する課題は、電子契約サービスを利用することで解決できます。電子契約サービスは契約書等を電子データとしてやり取りし、電子署名を施すことで契約を締結する仕組みです。対象の電子データは企業のサーバーやクラウドサーバーなどに安全に保管されます。

近年では紙や印鑑の紛失リスクを無くすべく対策として、多くの企業が電子契約サービスを利用する運びとなっています。契約先の協力も必要となる内容ではありますが、テレワーク実現のためには欠かせない要素です。

チャットやWeb会議システムの導入

テレワークによるスタッフ間のコミュニケーション不足を解決するためには、チャットやWeb会議システムの導入が有効です。チャットはメールよりもリアルタイムでやり取りができ、口頭とは違い文字として記録を残すこともできます。

複数人で顔を合わせた会議を行いたい場合も、Web会議システムを使えば自宅にいながら互いの様子を確認しながらコミュニケーションを図ることができます。画面共有機能を備えたシステムも多くあるため、事前に打合せ資料を印刷するといった手間を省ける点もメリットといえます。

VPNを利用したリモート環境の構築

テレワーク導入に伴うセキュリティ対策として一般的に採用されているのが「VPN」というリモートアクセスの手法です。VPNは特定の人だけが利用できる仮想の専用回線を構築し、セキュリティの安全性を確保する方法として知られています。

しかしVPNは接続するユーザーが多ければ多いほど、通信速度の低下や繋がらないといった問題が起こりやすくなる欠点もあります。また、VPNで利用する端末が社外でウイルス等のマルウェアに感染すると、その端末を通して社内の他の端末まで感染してしまうというリスクもあるため、VPNを利用する場合でも、最低限のセキュリティリテラシーが必要になります。

リモートデスクトップを利用した環境の構築

VPNを利用する以外に「リモートデスクトップ」という方法もあります。リモートデスクトップは、自宅などの社外端末から、社内端末にアクセスして、社外にいながら操作が可能となる仕組みです。社外の端末にデータそのものが転送されることはなく、あくまで画面上でデータを確認する仕組みのため、社外にデータを持ち出す必要がないという利点があります。

しかし、セキュリティに対する問題はVPNを利用する場合とほぼ変わらないため、安全性を考慮してVPNと併用されるケースが多くあります。