コンプライアンス

ここでは、企業法務が対応するコンプライアンスについて解説しています。

そもそもコンプライアンスとは？

コンプライアンスとは、「法令遵守」を意味する言葉です。「法令」には、法律化されたものだけではなく、企業内やステークホルダーとの間で取り決めたルールや、倫理・公序良俗などの社会的な規範なども広く含まれます。

企業が組織としてコンプライアンスに取り組んでいくための社内体制を構築し強化することによって、法令違反や不祥事などを防ぐことや、自社の業務・サービスの価値を高めること、企業イメージ・信頼性を向上させることなどが可能です。コンプライアンスとして実践する事柄は企業によってさまざまですので、CSRやESG投資、SDGsなどの社会的取り組みにつなげることもできます。

コンプライアンスを遵守しないリスク

コンプライアンスを遵守しないと、企業の評価を低下させるだけでなく、売上が下がったり、採用への応募者が少なくなったり、離職者が増加したりしてしまいます。最悪の場合、企業の存続に重大な影響を与えたり倒産に追い込まれたりすることもあるのです。

従業員がコンプライアンスに違反する言動をとった際には、以前なら企業内で処分すれば済んでいたようなケースでも、現在では世論が重大な制裁を求めたりSNSで企業への批判が集まったりして、より厳しい対応が必要になるかもしれません。また、粉飾決算など経営陣がコンプライアンス違反に関与することもあります。法的な制裁に加えて、マスコミの報道などによる社会問題化や企業の大幅な信頼の失墜などが考えられるでしょう。

コンプライアンスに違反する言動がなければ問題がないわけではありません。「コンプライアンスに積極的に取り組んでいないこと」が、評価の対象にもなり得ます。金融機関が融資の当否を決定するときや、大手企業が取引先を選別するときなどに、コンプライアンスへの取り組み状況を基準の一つにすることがあるのです。

法務とコンプライアンスは部門がわかれることもある

とくに大企業や外資系企業などにおいては、法務部門とコンプライアンス部門をわけて設置していることもあります。

この場合、大まかに、法務部門は「案件法務」を担当し、コンプライアンス部門では「予防法務」を担当するという役割分担になることが多いです。案件法務とは、コンプライアンス違反の発生を迅速に把握し、適切な初期対応を行うことを指します。予防法務とは、組織的にコンプライアンス問題の発生を防止できるよう、事前に仕組みづくりをしておくことです。

法務部門とコンプライアンス部門をわけることのメリットには、それぞれの部署で専門や得意分野に特化でき、より部門に適した人材を採用できることが挙げられます。一方で、横の連携が難しくなって情報共有がしにくくなったり、役割分担が不明瞭になって対応が遅れたりすることがデメリットです。こうしたデメリットとメリットを比較して、法務部門とコンプライアンス部門を一緒に設置するか、わけて設置するかを検討するとよいでしょう。

企業法務が対応してくれるコンプライアンス

契約・取引法務について

売買契約や秘密保持契約、業務委託契約などの契約書を作成したり、法的に問題がないかどうかをチェックすることが、契約・取引法務のメインとなる業務です。単に合法か違法かだけではなく、企業に不利益が起きないかどうかまで踏み込んで確認します。

とくにベンチャーやスタートアップなど、新しい領域でビジネスを行う場合には、企業法務のアドバイスを活用して、ビジネスモデルや取引審査などを整備して経営体制を管理することが重要になるでしょう。

機関・組織法務について

企業の組織運営が、定款や会社法などに違反していないかをチェックします。株主総会や取締役会の適切な運営、定款・株主名簿・各種議事録などの作成、社債の管理などを実施。事業承継やM＆Aを検討している企業においては、株式の発行や分割、子会社の設立なども行います。上場を目指す企業や法務部を立ち上げた企業は、企業法務から広くアドバイスをもらって体制を整備することも大切です。

企業内においては、従業員の労務管理について指導を受けることもできます。制度や就業規則を整えたり、制度の運用状況が労働基準法などの労働関係諸法令に違反していないかどうかなどを確認してもらったりすることが可能です。

紛争対応法務について

取引先や従業員とのトラブル対応が、企業法務が行う紛争対応です。

取引先の倒産や取引先からのクレームが発生して企業や商品・サービスに関して損害を被ったときに、債権の回収や損害賠償の請求などの法的な手続きを実施。知的財産やライセンス、企業秘密の管理や、侵害されたときの差止め請求なども含まれます。

従業員とのトラブルに対処しなければならないことも。従業員が起こした不祥事への適切な処理や、未払賃金や慰謝料の請求への対応に関して、企業法務にアドバイスをもらったり、交渉の代理人になってもらったりすることが可能です。

コンプライアンス法務について

企業法務が対応してくれるコンプライアンス法務には、さまざまな業務が含まれます。社会通念状のルールや業界のルール、企業内のルールを整備する際に、企業法務から指導をもらうことが可能です。内部通報制度を整備したり、内部監査室や相談窓口を設置したりするにあたって、他社事例を聞いたり、相談先になってもらうこともできます。

また、企業内でのコンプライアンス違反を防止するためには、社内ルールの策定や研修の実施が重要です。研修の実施に向けて、論点の整理や他社事例をピックアップする際に、企業法務と相談しながら資料を作成していくことができます。従業員がコンプライアンスの遵守に対して興味や自覚を持ってもらえるよう工夫することが大切です。企業内だけで研修を実施することが難しい場合には、社外弁護士に講師を依頼してもよいでしょう。

さらに、企業の方向性として、 CSRやESG投資、SDGsなどの社会的な事案にも幅広く取り組んでいくには、企業法務からのサポートを積極的に得ることも重要です。企業法務と定期的に打ち合わせや検討会を実施することは、主体的に予防法務に取り組むことや、企業における新たな課題を発見することにつながるでしょう。つぎのような流れで企業法務と定期的に関わっていくことが、一つの方法として考えられます。

• 事前調査・課題の整理
• 定期的な打ち合わせ・検討会の実施
• 計画の作成・実行

事前調査・課題の整理

企業内で問題になっている、あるいは問題になりそうな事案を調査してテーマを決定し、課題を整理しておきます。取引先からのクレームや、ヒヤリハット事例などを取り上げてもよいでしょう。関連する資料を用意して、参加者に送付しておきます。

定期的な打ち合わせ・検討会の実施

1ヶ月〜2ヶ月に1回程度、企業法務と打ち合わせや検討会を実施します。用意したテーマや課題に対し、問題が発生したときの損害を軽減する方法や問題の発生を防止するためにするべきことなどについてアドバイスをもらいます。

計画の作成・実行

打ち合わせ・検討会の内容を踏まえて、コンプライアンス遵守における計画を作成・実行します。企業法務に効果を報告してフィードバックをもらえるよう、記録しておくことが大切です。