リーガルテックと法務の内製化

煩雑化する企業法務をIT技術で強力にサポートするリーガルテック。日本の企業社会でもリーガルテックを利用するケースが増えています。ここでは、リーガルテックの特徴や、できること、普及の背景、導入リスクなどについて紹介していきますので参考にしてください。

リーガルテックとは

リーガルテックとは、多岐にわたる企業法務を効率化するために開発されたITツールです。企業で導入が進むツールといえば、定型作業を自動化できるRPAが有名ですが、リーガルテックもRPAと同じように、会社の法務部の業務をソフトウェアやコンピューターなどITの技術で効率化し、最適化するために開発されました。法律分野でのデジタル化に遅れを取っていた日本ですが、現在はその巻き返しを図るべくリーガルテックの導入が進んでいます。

企業法務の種類は多岐にわたっており、一つひとつの業務はとても煩雑で難易度が高く、担当者は豊富な知識と経験、高い専門性が求められます。企業法務の大半を占める契約書の作成・電子署名をはじめ、株主総会対応・取締役会など機関法務、種々の紛争解決のために対応する紛争(訴訟)対応、法令改正への対応が主となる法令調査、コンプライアンス対応……など、企業は多くのリソースを法務業務に割かざるを得ない現実があるのです。

企業の法務部にリーガルテックを導入すれば、法務業務の効率化とリソースの節約が期待できます。

リーガルテックでできること

リーガルテックを導入すると、具体的にどのようなことができるのでしょうか？リーガルテックでできることを、個別に紹介していきます。

法務業務の効率化を実現する

リーガルテックを導入すれば、法務業務の効率化を実現することができます。例えば、契約法務に対応するリーガルテックツールを導入すれば、これまで法務部の社員が丹念に時間をかけて行っていた、契約書の作成や契約書レビューを自動化することができるのです。しかも、誤字脱字や条項の法律的な齟齬など、ヒューマンエラーを起こすことなくスピーディーにチェックを行うことができ、必要に応じて修正案も提示してくれます。

その結果、得られるメリットは時間の節約と担当者の負担軽減です。担当者が多くの時間と苦労をかけて対応してきた作業を、ITツールが全て代替してくれます。負担が減らせるだけではありません。時間とリソースが余った法務部員は、レベルの高い契約書の作成やレビューなど、より高度な業務へのリソースの投入が可能になるのです。

重要な書類を安全に保存・管理ができる

法務業務の仕事は書類を作成したりチェックしたりすることだけではありません。作成した重要な書類を安全な方法で保管し、管理しなければならないという課題も抱えています。書類管理は口で言うほど簡単ではありません。書類を保管する場所の確保から、セキュリティ対策、管理業務を取り扱う部署の設置など、多くのリソースを投入する必要があるのです。しかしリーガルテックを活用すれば、これらの問題を効率化・スリム化することができます。

まず書類の保管場所については、リーガルテックでは書類はすべてデータ化されるので、場所は取りません。次にセキュリティ対策に関しては、セキュリティ対策を強化したリーガルテックツールを選ぶことで、高セキュリティサーバーへの保存により、現物で保管するよりも安全に管理することができます。最後に部署の設置については、リーガルテックを導入して書類管理をデジタル化することにより、管理業務のほとんどを自動化できるので、部署自体が不要になるでしょう。

リサーチにかかる時間を短縮できる

作業の効率化にも関連しますが、リーガルテックを導入した場合、リサーチや調査にかかる時間を短縮できるのもメリットです。例えば、申請の前に徹底したリサーチが必要になる特許取得。ツールを使用しない場合は、類似する商標のリサーチに膨大な時間がかかりますが、リーガルテックを導入すれば、スピーディーに情報収集を行い、短い時間で調査が完了します。調査完了が早ければ早いほど、時間だけでなく、コストも抑えられるでしょう。

リーガルテック普及の背景

リーガルテックはなぜ企業社会で導入が進んでいるのでしょうか。普及の背景について説明します。

コスト削減と生産性の向上

リーガルテックが注目されている理由の一つは、日本で進む少子高齢化です。少子高齢化は子供が減ることを意味するだけでなく、労働力人口の減少も浮き彫りにしています。加えて、政府が推進する「働き方改革」により長時間労働が制限されるなど、企業は限られたリソースの中で効率よく業務をこなし、成果を上げていくことが課題になっているのです。リーガルテックはこの状況にぴたりとマッチします。

リーガルテックによるAIの技術を活用すれば、人手不足や時間制限に悩まされることなく、スピーディーかつ効率よく法務業務を処理していくことができるのです。デジタル化により業務の無駄が省略できるので、いやでも業務効率は上昇します。余ったリソースを、コア事業へ割り振ることも可能になるでしょう。

テレワークの推進

感染症の流行をきっかけに、テレワークへのニーズが急速に高まったことも、リーガルテックが注目されるようになった理由の一つにあるでしょう。テレワークの導入には感染症対策のほか、オフィスコスト削減や環境不可軽減、業務効率、生産性向上など様々なメリットがあります。

しかし、企業法務として書類への捺印や契約書の送付を必要とする場合には、完全にテレワーク化することはできません。そこでリーガルテックが注目されるようになりました。あらゆる法務部の業務をデジタル化できるリーガルテックなら、書類の作成や捺印を電子化することができるのです。捺印のためにわざわざ出社する必要もなくなります。

リーガルテックのリスク

リーガルテックの導入には以下のようなデメリットやリスクもあります。

リーガルテックが使用できない場合もある

リーガルテックは全ての企業法務の業務に使えるわけではありません。例えば、リーガルテックを用いて電子契約を行う際、自社がリーガルテックを導入していても、相手方が同意しなければ契約ができません。時間をかけて説得することで同意してくれるかもしれませんが、説得にかかる時間がどのぐらい必要になるのか、予測がつきませんし、リスク要因になる可能性があります。

加えて、契約においてリーガルテックを活用する場合は一定の制限がかかります。例えば、契約の中には、従来の紙媒体による書面でなければ法的有効性を担保できないものもあります。すなわち、電子化できる契約書類と、そうでない契約書類があるのです。

AIシステムは万能ではない

AIシステムを用いたリーガルテックは、企業法務を効率よく処理してくれる便利なツールですが、万能というわけではありません。いくら最新の技術を搭載した高性能なツールでも、システム障害などトラブルが起きる可能性は十分にあり、その場合の対応を考えておかなければなりません。

特に注意したいのは、責任の所在です。リーガルテックを使用してトラブルが発生したとき、誰がどのように責任をとるのか、そもそもどのように責任を分担するのかなど、責任の所在を明確にしておく必要があります。責任の所在がファジーな状態で不測の事態が発生すると、対応が遅れて損害をさらに拡大させてしまう恐れもあるので気をつけましょう。

まとめ

今回は企業法務に役立つリーガルテックの特徴について解説させていただきました。リーガルテックは法務に特化したITシステムとして、煩雑な企業法務を効率化してコストを削減したり、新たなリソースを生み出したりすることもできる便利なツールです。

しかし、機械として万能ではないことや、システムとしてのデメリット、規制や制限の問題などもあり、テクノロジーとして発展しているものの、リーガルテックによって全ての企業法務が内製化できるわけではありません。

現段階ではリーガルテックは、法務業務の効率化に資する効用の高いツールの一つとして見ておくといいでしょう。